Telefoonnummer +31 88 0116 116, e-mail info@expericom.nl

SDW en ExperiCom: Samenwerken zoals je verwacht

SDW en ExperiCom: Samenwerken zoals je verwacht

De relatie van SDW en ExperiCom gaat terug tot ongeveer 2010. Op verschillende momenten heeft Herold Janssen van ExperiCom SDW ondersteund in de doorontwikkeling van visie en beleid op het gebied van ICT.

Proces

In 2015 gaat het Hoofd Informatisering en Automatisering van SDW weg. Omdat er ook sprake is van een reorganisatie wordt Herold Janssen gevraagd om als interimmanager snel in te springen. “De samenwerking beviel al prima, hij kende onze organisatie al goed en was daarmee een logische keuze,” vertelt Ralph van Kuijeren, Manager Financiën & Control.

ExperiCom helpt en ondersteunt organisaties op vele manieren, onder andere met interim management. Een mooi voorbeeld zijn de twee interimtrajecten bij SDW, een zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking of een ontwikkelingsachterstand.

In eerste instantie is de opdracht voor 2 dagen in de week, maar het wordt uiteindelijk fulltime. Zijn belangrijkste taken zijn het ondersteunen van de teams I&A, Servicedesk en Facilitair, het begeleiden van de reorganisatie, de verhuizing naar een nieuw kantoor en het verplaatsen van de ICT-infrastructuur naar een extern datacenter. Uiteindelijk draagt hij na circa 1,5 jaar zijn functie over aan zijn opvolger.

Visie

In 2018 werkt Herold Janssen aan een opdracht bij SDW van 1 dag per week rond de herinrichting van de kostenplaatsstructuur. Vrij onverwacht stapt de manager op en wordt Herold opnieuw gevraagd om als interimmanager in te springen. Door snel intern ExperiCom projecten te verschuiven kan Herold meer tijd vrij maken voor wat uiteindelijk ruim een jaar zal worden: van oktober 2018 tot eind 2019.

Bij de start blijkt er veel onrust: er is discussie met leveranciers en er lopen veel projecten die ondoorzichtig zijn qua prioriteiten en afhankelijkheden. Na de beslissing om alle projecten tijdelijk on hold te zetten zijn er twee maanden nodig om dit uit te pluizen. Er blijken maar liefst 30 projecten te lopen waarvan de samenhang en risico’s in kaart worden gebracht. In die laatste twee maanden van 2018 is hard gewerkt aan het verbeteren van de performance van het hele netwerk en heeft Herold een roadmap gepresenteerd voor de komende drie jaar, gebaseerd op een heldere visie en strategie voor de netwerkarchitectuur en werkplekinrichting, met een chronologisch overzicht van alle projecten. Eind 2018 wordt hierop akkoord gegeven door het MT en vanaf dat moment worden de projecten structureel volgens de roadmap uitgevoerd.

Dit zorgt voor helderheid en duidelijke verwachtingen, niet alleen voor team I&A, maar voor de hele organisatie. Van Kuijeren: “Het is heel fijn dat er nu een roadmap ligt als basis voor alle cases. Iedere maand is er ook een presentatie over de stand van zaken.”

Technologie

Eén van de problemen van 2018 is de performance: het netwerk valt regelmatig uit en dat is vanzelfsprekend niet acceptabel. Onderdeel van het traject was dan ook een gesprek met alle leveranciers. Alleen met iedereen tegelijk om tafel was het mogelijk om in de bestaande complexe ICT omgeving, gezamenlijk oplossingen te zoeken en af te spreken. Uiteindelijk moeten leveranciers samen zorgen dat de klant tevreden is.

Mens

In 2019 lopen er twee grote trajecten met grote impact voor de medewerkers en cliënten.

1. Er is een nieuw ECD (elektronisch cliëntendossier) aangeschaft dat op 1 december live is gegaan. “Dat is volgens plan verlopen,” vertelt Van Kuijeren. “Essentieel voor de succesvolle implementatie zijn een gedegen inrichting, goede koppelingen met andere applicaties, de juiste trainingen en een goede en strakke projectsturing. Er is van tevoren veel werk verzet en daar profiteren we van.”

2. Office 365 wordt uitgerold voor een compleet nieuwe digitale werkplek. Dit zou al in 2018 live moeten gaan maar de technische randvoorwaarden bleken niet te kloppen en de verwachtingen moesten worden bijgesteld. Nu wordt het gefaseerd ingevoerd door te starten met een startgroep, van nu ongeveer 100 medewerkers. Zij weten dat ze de voorlopers zijn en tegen ‘uitdagingen’ kunnen aanlopen. Zo werken zij actief mee aan het leren hoe Office 365 wel en nog niet werkt. Tijdelijk werken zij ‘hybride’: deels in de cloud en deels nog in de oude applicaties. Hun ervaringen zijn super belangrijk voor de uiteindelijke eindsituatie.

“We zijn gestart met de visie dat wat we doen vanuit ICT altijd moet bijdragen aan de verbetering van de primaire processen. Bij ieder nieuw project of initiatief vertellen we waarom we het doen en wat de meerwaarde is voor cliënten en medewerkers. Tenslotte is SDW een organisatie waarin de cliënt centraal staat.”, legt Herold Janssen uit.

‘Ik ervaar onze samenwerking als heel makkelijk. Het is gebaseerd op vertrouwen, zonder geneuzel. Is er iets aan de hand of moet er iets worden beslist dan weet ik zeker dat het proactief wordt opgepakt. Het is een samenwerking zoals je die van tevoren verwacht maar in de praktijk niet altijd gebeurt,” vat Ralph van Kuijeren het pakkend samen.

Over SDW

SDW ondersteunt kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke beperking of een ontwikkelingsachterstand. SDW biedt ondersteuning op maat, of dat nu gaat over wonen, leren, werken of vrije tijd. SDW heeft 33 locaties in West Brabant in de regio Roosendaal en Bergen op Zoom.